Varumärke & kultur = en process

Med hjälp av de kraftfulla AI-verktygen Copilot, Bard och ChatGPT kan många uppgifter göras båda snabbare och med högre kvalité. Med chatrobotar kan du även förbättra kommunikationen med dina team, navigera genom utmanande samtal och skapa inspirerande nyhetsbrev - och mycket annat. Här delar vi med oss av fem användbara så kallade "prompts" som kan optimera dina arbetsuppgifter inom HR.

Tips innan du sätter igång...

1. Granska: Även om AI-verktygen är kraftfulla är det viktigt att kolla och dubbelkolla resultaten. Redigera informationen för att säkerställa korrekthet och relevans innan du implementerar den.
2. Använd ditt sunda förnuft: Trots AI:s enorma kraft är din egna expertis avgörande. Lita på din bedömning och hantera råd från chattroboten konstruktivt. Begär ofta förklaringar vid osäkerheter och se till att informationen överensstämmer med dina kunskaper. Se även bonus-tipset för att läsa om ett sätt på hur du kan hantera detta.
3. Respektera integriteten: AI-verktygen kan ibland släppa utkänslig information på nätet. Följ gällande lagar och regler för att säkerställa att integriteten hos medarbetare, chefer, kandidater och andra intressenter respekteras.

Vad är en prompt och hur använder du dem?

Genom att ge din chatrobot olika typer av kommandon, s.k. textprompts, ökar dina möjligheter att få ut svar som är bättre anpassad efter situation eller den hjälp du eftersöker. Genom att "rollspela" med din chatrobot är det enklare att få ut ett anpassat svar - snarare än generella tips. Att skriva och behärska prompts är något som du lär dig med tiden. Men redan nu finns det otroligt mycket resurser online som kan hjälpa dig.

Nedanför kommer 5 praktiska exempel på hur du kan använda prompts för att optimera ditt arbete inom HR.

Inom rekrytering:

"Du är en HR-chef på ett teknikföretag i Sverige som behöver rekrytera en senior mjukvaruutvecklare för att stärka företagets tekniska team. Skapa en intresseväckande jobbannons för en [specifik position] som betonar [företagsvärderingar, t.ex., innovation och samarbete] och attraherar talanger med [specifika färdigheter, t.ex., Python-expertis och erfarenhet av agila metoder]. Inkludera även [keywords som speglar arbetsmiljö och roll] i annonsen."

Medarbetarenkäter:

"Som HR-specialist på ett företag som nyligen infört åtgärder inom arbetsmiljön och upprättat nya förmåner vill du utvärdera hur dessa förändringar påverkar de anställdas upplevelse. Formulera en serie enkätfrågor för att mäta anställdas nöjdhet inom [specifikt område, t.ex., work-life balance]. Inkludera frågor som utforskar [aspekter, t.ex., flexibilitet i arbetet eller tillgängliga förmåner] och be om konkreta exempel för att få konkreta insikter."

Svåra Samtal:

"Du är en HR-chef som behöver hantera en anställd med bristande prestation. Du söker ett skript för att genomföra ett samtal med denna person på ett professionellt sätt. Skriv ett empatiskt och professionellt skript för en HR-konversation med en anställd som står inför [specifik situation, t.ex., utmaningar i prestation]. Inkludera steg för att förklara bakgrund, orsaker, och utforska möjliga alternativ [t.ex., planering för höjning av prestation - eller övergång till andra arbetsuppgifter eller annan roll]."

Konflikthantering:

"Du är en HR-konsult som behöver ge stöd åt en teamchef som står inför utmaningar med konflikter inom sitt team. Ge förslag på plan med resurser och verktyg för att stödja en chef i att hantera [specifik utmaning, t.ex., hantera konflikter inom teamet]. Inkludera tips för att främja [specifika färdigheter, t.ex., effektiv kommunikation eller team motivation] och erbjud stegvist olika riktlinjer för coaching."

Utbildning:‍

"Generera lärandeinnehåll för [specifikt ämne, t.ex., användning av chattrobotar]. Skapa interaktiva och engagerande övningar för att förstärka inlärningen och inkludera bedömningskriterier för att utvärdera deltagarnas förståelse."

Bonus: 

För att öka dina chanser till ett trovärdig resultat, testa att utmana din chatrobot att göra en mer djupgående research innan den ger dig ett svar. Du kan då testa denna prompt:

"Innan du svarar, ställ mig några följdfrågor som du behöver veta för att förstå problemet bättre. Och efter varje uppsättning frågor, berätta för mig från en skala 1-100 hur säker du är på ditt svar och hur säker du är på dina källor. Om du ligger under 95 ska du undvika att ge mig några svar."

Avslutning och framtidsspaning:

Det är uppenbart att ChatGPT (och liknande alternativ) kommer fortsätta vara ett kraftfullt verktyg - och alltmer inom HR. Troligtvis kommer det bli mer vanligt att företag kör på en "on-prem" lösning av en chatrobot, något som utforskas av bl.a. svenska fintech-bolaget Klarna. Fördelarna med detta är att ingen känslig information läcker ut, utan stannar inom företaget.

På Peops Relations ser vi att fördelarna överväger de nackdelar som finns idag. Vi jobbar med flertalet aktiviteter inom AI och kommer under våren hålla utbildningar inom AI för HR-professioner och chefer. Är du nyfiken på att veta mer om detta - eller hur vi kan hjälpa ert företag till en gladare arbetsplats? Kontakta oss så berättar vi mer!

Vill ditt företag lära sig mer om AI & ChatGPT? Läs mer om hur vår workshop kan öka era medarbetares produktivitet!

De flesta ser rekrytering som ett nödvändigt medel för att uppnå ett mål och uppfattar processen med en tydlig utgångspunkt (det interna rekryteringsbehovet) och ett tydligt mål (den anlitade kandidaten). Men i motsats till vad många tror är rekrytering en oändlig process. I tidigare blogg har jag redan förklarat varför rekryteringen inte upphör efter att du har hittat rätt kandidat. Men vad händer om du redan har fastnat innan det stadiet? Tänk om den perfekta kandidaten aldrig verkar dyka upp? I den här bloggen kommer jag att diskutera 6 tips som hjälper dig att hitta din framtida kandidat och omvandla din rekryteringsverksamhet till en ständigt utvecklande process.

Att känna sig själv är viktigt för att veta vad man vill

Först ska vi börja med grunderna. När du letar efter människor måste du se till att du vet vad du som företag står för. I den meningen måste du ha en genomtänkt vision och mission om vad du vill uppnå med ditt företag. Vidare behöver du veta vilken typ av intern kultur du har och vilka värderingar som delas i denna kultur. Detta är viktigt eftersom de flesta numera inte övertygas av bara en ren lönehöjning längre. De flesta människor är motiverade av företag som de kan identifiera sig med och som delar sina personliga värderingar. Nu när du har identifierat din vision, mission, kultur och värderingar är det dags att arbeta med dem, vilket för oss till det andra tipset.

Översätt och kommunicera ditt budskap

Nu när din vision, mission, kultur och värderingar är uppsatta är det viktigt att visa dem. Först och främst bör du givetvis visa detta på din hemsida och LinkedIn, men utöver det finns det även andra målgruppsinriktade forum. Du kan tänka på webbplatser, kongresser eller frukostseminarier som dina potentiella kandidater ofta besöker. Var inte rädd för att vara kreativ, i denna mening är det bättre att vara för aktiv än för passiv. Har du någonsin hört talas om gerillamarknadsföring? Tja, det kan bara fånga din framtida medarbetares uppmärksamhet, mot ofta budgetvänliga kostnader. Utöver detta måste dina rekryterare också vara välutbildade i att förstå, översätta och identifiera din egen vision, mission, kultur och värderingar. Det är därför viktigt att de arbetar tillsammans med personal från din marknadsavdelning för att skaffa sig dessa färdigheter och för att skapa rätt budskap mot dina potentiella kandidater. Dessutom är de också de som behöver identifiera de kandidater vars värderingar överensstämmer med dina egna.

Utöka ditt nätverk och vårda kandidater

En annan sak som du kan börja med imorgon är att komma i kontakt med olika rekryterare eller HR-anställda från andra företag och börja göra dem till en del av ditt nätverk för att öka möjligheterna till en remiss. Gå på kongresser, frukostseminarier och konferenser för att komma i kontakt med dem. I den meningen är det viktigt att veta att ett starkt sätt att utöka ditt nätverk är att göra tjänster för andra innan du kan skörda frukterna. Det kan låta som att du får mer arbete på händerna, men vem vet; vad som kan tyckas vara en omöjlig profil för någon annan, kanske bara flyter runt i din talangpool. När man pratar om talangpooler är det också viktigt att komma ihåg att vårda de kandidater som man inte har anställt. En sökande med fel profil för en tidigare ledig tjänst kan vara den perfekta kandidaten för en ny ledig tjänst. Du bör därför regelbundet vårda deras spänning för ditt företag och gå igenom din talangpool för att se om du kan hitta den där gömda pärlan som du kanske har glömt bort. Ett sätt att kontinuerligt öka din talangpool är att öppna upp pågående lediga tjänster där folk kan lista sin öppna ansökan.

‍

Promotion och interna anställningsnämnder

Har du precis förlorat en otrolig chef/teamledare/senior teammedlem och undrar du hur du någonsin kommer att fylla hans eller hennes position? Kanske är en intern befordran en möjlighet. Kanske är en av teammedlemmarna redo att ta steget och, om han eller hon får träning, bli din nya fantastiska superstjärna. Intern marknadsföring har tre fördelar jämfört med extern anställning: det är billigare, det är snabbare och kandidaten känner redan till ditt företag/produkt. Naturligtvis kvarstår faktum att det blir en lucka i laget om du promoverar en av dess medlemmar, men detta är i de flesta fall en lättare rekrytering än den otroliga superstjärnan som du förlorade. Om teammedlemmarna inte är ett alternativ eller om det inte ens finns ett team att tala om i första hand, kan interna anställningsnämnder vara ett alternativ. Interna anställningsnämnder är i grunden lediga styrelser av interna lediga tjänster som inte har publicerats externt ännu och där endast interna anställda kan söka. Många chefer är försiktiga med detta, eftersom de fruktar att deras bästa medarbetare kan lämna sin avdelning och de säger att detta bara är ett sätt att flytta problemet. Jag skulle hävda att detta är fel sätt att tänka. För det första, ja, din anställd kan flytta från din avdelning, och ja, det flyttar problemet till din avdelning. Du bör dock alltid inse att människor letar efter sätt att utveckla sig själva, så att låta dem utvecklas själva inom företaget gynnar företaget som helhet. Återigen, det kan vara lättare att hitta någon för den nya luckan i din avdelning som det är att hitta för den lucka som ditt företag upplever just nu (det finns troligen en mycket giltig anledning till att någon läser den här bloggen just nu). Vidare vill jag hävda att detta visar dina medarbetare att det alltid kommer att finnas möjligheter att utveckla sig själva, vilket kan motivera dem att stanna istället för att lämna för en möjlighet att utveckla sig själva på ett annat företag.

Intern utbildning och utveckling

För att fortsätta på föregående anteckning är det viktigt att planera vad dina anställda kan just nu och var de vill vara om fem till tio år. I denna mening bör utvecklingsplaner vara en av nyckelprioriteringarna för alla HR-avdelningar. För det första för att det helt enkelt håller dina medarbetare glada och lojala om de har en känsla för utveckling och för det andra för att du kan förbereda och utbilda dem för de mer specifika och svårfyllda lediga tjänster som är kommande i framtiden. Detta sammanflätar återigen med den första punkten, att du bör veta vem du är som företag och strategiskt planera för framtiden. Så organisationsscheman måste upprättas, både från nuet och där du förväntar dig att vara. Sedan behöver du identifiera vem som kan fylla de potentiella kommande (överordnade) tjänsterna och vad han eller hon behöver, utbildningsmässigt, för att kunna fylla den tjänsten. Var aktivt engagerad i dina medarbetare och ta dem med dig på denna utvecklingsresa. Dagens backend-utvecklare kan vara morgondagens arkitekt.

Det finns en sanning i siffror

As with most things in life, there is a certain truth in numbers. The bigger your pool of candidates, the larger the odds that the right candidate is in there. In this sense it might be a good idea to try quantity over quality and expand the parameters that you’ve got from the hiring manager. When you are searching for people the pool of potential candidates increases if you decrease the hiring manager’s requirements. Maybe the candidate does not require a full five years of experience? Maybe experience in a related industry can be equivalent to experience in your own industry? Maybe managing twenty people requires the same type of management skills as it does when managing ten? Try to send through some candidates and resumes with the expanded parameters and see what works for your individual vacancy. It is in this sense also the recruiter’s job to push back a bit on the requirements of the hiring manager, because too often we see that hiring managers are looking for a unicorn that is fluent in five languages, has four degrees, and more than twenty years of experience in the industry. The reality is that unicorns do not exist, but it is our job to show them that and to come with a viable alternative.  

Sammanfattningsvis

När du letar efter dina framtida kandidater bör du börja med grunderna och ha en bra historia om vem du är som företag och vad du försöker uppnå. Då måste du få ut ditt budskap, både online och på konventionella sätt; vara kreativ! Efter det måste du arbeta med ditt nätverk, mest övervägande: utöka det. Hitta sätt att komma i kontakt med andra HR-kollegor inom området och se om du kan använda deras nätverk. Glöm dessutom inte intern anställning och marknadsföring av dina anställda, och sist, men inte minst, försök att pressa tillbaka kraven på profilen och utöka parametrarna för din sökning för att få en större pool av potentiella kandidater.

‍

Inom affärsvärlden och snabbrörliga företag finns det ett mantra som gäller för dem alla "kultur äter strategi till frukost". Mark Fields, tidigare vd för Ford, insåg redan 2006 att kultur är viktigare än strategi. Hans resonemang kretsade kring kunden och det faktum att den moderna organisationen ska vara smidig och anpassningsbar till kundens ständigt föränderliga behov och önskemål. Detta betyder inte att Fields ansåg strategin vara oviktig, men det betyder att det inte spelar någon roll hur bra din affärsstrategi är, den kommer att misslyckas utan en företagskultur som uppmuntrar och ger dina medarbetare möjlighet att implementera den (läs mer här). Med andra ord, enligt en annan stor tänkare; "Makt till folket!" (John Lennon, 1971).

Frihet och autonomi

Även om det är konstigt att finna vd:ar och politiska fredsaktivister vara av samma åsikt, så finns det en sanning i vad de tror. Men vad betyder detta i verkligheten? Enligt mig betyder det att vi med tiden har fått mer frihet och autonomi att fatta beslut, i våra privata och professionella liv – vilket är till det bättre. Globaliseringen och internet har öppnat ett fönster med valmöjligheter och möjligheter. Detta har naturligtvis bara förstärkts av fria marknadskrafter i vårt vardagliga privatliv, men även i vårt yrkesliv. Inträdet av en ny, generellt högre utbildad, arbetskraft på marknaden och utplaneringen av traditionella hierarkier inom organisationer över tid, har drivit fram yrkespositioner med mer beslutskraft. Ett företag brukade ha en eller ett fåtal chefer som slog alla skott. Stela hierarkiska system gjorda för smala och isolerade beslutsprocesser, vilket orsakar alla typer av problem från uppenbara fördomar, tunnelseende och till och med flagrant arrogans eller naivitet. Fler och fler beslut fattas utanför styrelserummen och sviterna på C-nivå.

Tänk bara på antalet lediga tjänster som har inkluderat någon form av krav relaterade till beslutsfattande, t.ex.: "utmärkt beslutsfattande", "förmåga att fatta sunda och effektiva beslut", "beprövad meritlista för effektivt beslutsfattande" , och "utmärkt problemlösningsförmåga". Alla dessa krav visar på någon form av autonomi och beslutanderätt som ingår i tjänsten. Mer bevis kan hittas i teknikindustrin som ofta är en föregångare för ekonomiska och samhälleliga trender nuförtiden. Inom mjukvaruindustrin ser vi många av dessa liknande idéer och termer. Termer som "hive-mind decision-making" och "mob-programmering" indikerar en liknande trend och en bättre förståelse för demokratiskt beslutsfattande.

Kultur, beslutsfattande och egenmakt

Så du kanske undrar, hur hänger kultur och beslutsfattande ihop? Enkel. Empowerment är bryggan mellan kultur och beslutsfattande. När du ger dina anställda möjlighet att fatta sina egna beslut kommer de att behöva någon form av guide att luta sig tillbaka på. En guide som hjälper dem att fatta beslut relaterade till att sätta upp mål, göra prioriteringar, schemalägga tidsplanering etcetera. Med andra ord behöver de en sorts vägledande uppsättning principer som hjälper dem att motivera och prioritera beslut. Känner du vart jag är på väg med detta? Precis, de behöver en kultur som hjälper dem i deras vardagliga arbetsliv. En bra kultur gör att människor kan ta mer decentraliserade beslut. De är inte beroende av ledare för att visa dem hur de ska agera, prioritera eller bete sig i förhållande till deras arbete. Detta innebär att din organisation blir mer flexibel och motståndskraftig eftersom ledare kan vara upptagna eller frånvarande. Mindre beroende gör också att det är lättare för din organisation att byta aktörer om det skulle behövas. Tänk på ditt företag som ett idrottslag. Det är lätt att byta spelare från sitt lag om det övergripande systemet fungerar och om lagkänslan är god. Enskilda spelare vet vad de ska göra (övergripande struktur) och hur de ska göra det (laganda).

De starka argumenten för en kompetent kultur för att skapa en motståndskraftig och anpassningsbar organisation utesluter inte att det behövs en bra strategi för att nå verksamhetens mål. Det är inte heller den ursprungliga poängen som Fields gjorde. Hans poäng var att, om du måste prioritera din tid, bör din första prioritet vara din kultur och din andra prioritet bör vara din strategi. Ett företag med en dålig strategi men bra kultur kan lyckas eftersom bemyndigade individer kan övervinna bristen på struktur genom sina individuella beslut. Men ett företag med en bra strategi och dålig kultur kommer nästan definitivt att misslyckas eftersom de maktlösa anställda kommer eller inte kan implementera strategin i praktiken. Det är den viktigaste skillnaden. Därför äter kultur strategi till frukost om man vill skapa en hållbar verksamhet.

Läs mer om hur kultur äter strategi till frukost och hur vi kan använda kultur som ett organisationsverktyg här.