Bemästra svåra samtal - 3 aspekter som gör samtalen framgångsrika

Tiderna förändras, inte produkterna, inte maskinerna, men vårt mänskliga kapital är vårt unika försäljningsargument. Så varför är då den viktigaste funktionen i ett företag inte upptagen av en HR-professionell?

I den här bloggen vill jag öppna en ny diskussion. De högsta funktionerna i företag är ofta upptagna av yrkesverksamma som ofta har sin specialisering inom ett visst yrke, det är ofta specialiteter inom: försäljning, produktivitet, själva produkten och ibland även ekonomi.

Det är dock väldigt sällsynt att vi ser en HR-proffs på den högsta plats i ett företag (läs: aldrig). Varför är det så? Jag skulle hävda att HR har den viktigaste rollen i ett företag på 2000-talet och därför verkar det bara naturligt att någon med HR-affinitet har det högsta ämbetet.

Det högsta ämbetet – en kort historia

Historiskt sett var de högsta funktionerna i tidigare samhällen antingen rankade efter "födelserätt" eller ålder. En prins föddes för att bli kung och en bondeson föddes för att bli bonde. Dessutom hade den äldre brodern (eftersom vi då inte ens pratar om jämställdhet mellan könen) ofta den högsta aktningen i familjen.

När vi förvandlades från ett feodalt samhälle till ett kapitalistiskt samhälle förändrades också vår ordning på vem som har den högsta funktionen och varför. Födelserätt och ålder gjorde plats för privat egendom och kapital. I början av vårt kapitalistiska samhälle var det människorna som var skickligast i sitt yrke (hantverkare, hantverkare och skrån) som hade de högsta ämbetena i sina organisationer.

Med den industriella revolutionen i full kraft var dessa proffs tvungna att ta plats åt de människor som kunde mest om maskiner och produktion. Efter andra världskriget var dessa massproducerande proffs tvungna att ta plats för produktivitetsproffs. Genomsnittlig produktion och effektivitet blev många företags drivkraft att överträffa konkurrenterna.

Kort därefter krävde kapitalismens guldålder yrkesverksamma som visste hur man hanterade flöden av pengar. Den högsta sysselsättningen blev relaterad till finansiell specialisering. Snabbspolning till aktuell dag, det högsta kontoret är ofta relaterat till specialisering när det gäller försäljning, produktivitet, själva produkten eller ekonomi. VD-poster är, oftare än inte, upptagna av någon som har en teknisk skicklighet.

Vad är viktigt?

Låt oss göra en sammanfattning av vad vi har haft hittills; vi valde våra ledare baserat på: födelserätt, ålder, hantverk, färdigheter relaterade till produktion, produktivitet, ekonomi, försäljning och själva produkten. Saknar vi något? Det tror jag att vi gör.

Nu på 2000-talet verkar humankapital vara den viktigaste tillgången för de flesta företag. Människorna som går i våra korridorer, säljer och producerar våra produkter, underlättar ekonomi, logistik och inköp, det är människorna som är det bankande hjärtat i en organisation. De är våra unika försäljningsargument. Det har inte gått obemärkt förbi. Fler och fler företag är upptagna med att försöka behålla och utveckla sin talang, och fler och fler företag startar för att tillhandahålla medel för att göra det. Särskilt i nischbranscher, alla branscher som arbetar på distans med mjukvara och industrier som kräver specifika färdigheter (jag tror att detta fångar hela vår ekonomi), vet arbetsgivare hur viktigt det är att behålla och utveckla sin talang.

Av detta kan jag bara sluta en sak, det viktigaste fokuset för våra företag nu bör vara de människor som arbetar i dem. Det betyder att vi behöver ledare och VD:er som inte bara förstår HR, utan som också är skickliga inom HR-världen.

Byter fokus

Varför skulle du gå igenom besväret att hitta en VD som har fokus på HR? Varför kräver vi sådan betoning? Jo, för att varje gång innan oss också krävde förändring och nya idéer utifrån vad som var viktigt på den tiden. Nu gick vi in ​​i en era där den viktigaste delen av vårt företag är baserad på våra medarbetare och deras, ofta oersättliga, talanger. Samhället är fokuserat på att låta var och en utveckla sin talang för att maximera vår produktion. Skolor, universitet, utbildningscentra, de vet alla vikten av ett utvecklingsfokuserat tillvägagångssätt. Därför är det dags att företag antar samma fokus, vilket kräver samma typ av ledare.

Det är därför viktigt att våra framtida vd:ar inte bara förstår en rekryteringsprocess, utan att de kan bygga upp en hel talangförvärvsstrategi. Att de inte bara kan se värdet av teambuildingövningar, utan att de förstår hur man formar och skapar kulturell förändring. Att de inte bara är intresserade av att utbilda sina anställda att hålla sig uppdaterade med teknologier, utan att de kan forma bana och utvecklingsplaner för att ge möjligheter till tillväxt.

Kort sagt, det räcker inte längre att våra ledare kan och gör grunderna. Det är dags att HR tar sin rättmätiga plats i centrum av ett företag vars främsta unika försäljningsargument är dess medarbetare. Det är dags att vi accepterar att centrum i vår tid tillhör HR och utveckling, men det betyder också att det är dags för våra HR-proffs att ta steget upp. Det räcker inte med att stå i kö och ”erbjuda service när man blir tillfrågad”, HR-avdelningar behöver förvandla sig från administratörer till proaktiva chefer.

Vi måste hitta värde som vi kan bidra med till våra arbetsgivare. Hitta kulturella problem och lös dem, utveckla utbildnings- och utvecklingsstrategier och stärka våra medarbetare att vara medmästare. Det är bara genom att göra det som HR lyfts till strategisk betydelse och som vi får ledare som förstår och är skickliga inom HR-området.

Sammanfattningsvis

För mig är det bara tydligt att nästa generation av nya ledare har en bakgrund inom HR. Vi är i stort sett överens om att vårt humankapital i vidaste bemärkelsen är den viktigaste aspekten av vårt företag. Vi rekryterar, coachar, utbildar och utvecklar våra medarbetare, men för att verkligen sticka ut för våra medarbetare behöver HR lyftas till strategisk betydelse. Därför tror jag att vi behöver ledare som förstår denna betydelse och har förmågan att göra det.

När vi tänker på kultur tänker vi på HR-avdelningar som koordinerar kulturrelaterade projekt och värdesätter gruppaktiviteter. Kulturen tillför dock mer värde än den ofta krediteras för, även för marknadsavdelningen.

Låt oss säga att du tror att det finns något värde i kulturen, men att det inte är så viktigt för ditt företag. Låt oss till och med säga att du inte bryr dig om den interna atmosfären eller hur produktiva dina anställda är. Låt oss till och med gå så långt och säga att du tror att så länge alla bara gör sitt jobb, finns det ingen anledning att verkligen oroa sig för kultur. Även då, även om du inte bryr dig om dessa interna faktorer, så finns det en annan anledning till varför du bör oroa dig för din kultur: det påverkar direkt ditt varumärke som företag, och kan antingen vara fördelaktigt eller skadligt.

Vänta, va?

Ja, du har läst rätt. Kultur, en intern utmaning, kommer att avgöra hur du kommer att uppfattas externt. Låt oss göra en tankeövning. Tänk på ett slumpmässigt företag du någonsin varit i kontakt med. Hur uppfattade du din interaktion med det företaget? Positiv? Negativ? Och vad har format den interaktionen? Var det det designade marknadsföringsbudskapet på deras hemsida? Deras annonser? Eller var det interaktionen med deras kundservice-, helpdesk- eller säljare? Oftare än inte formas våra åsikter om företag med hur vi interagerat med enskilda anställda. Hur de respektive individerna interagerade med oss ​​är starkt beroende av hur den interna kulturen och värderingarna är uppbyggda. Till exempel, ett företag vars kultur är formad kring att betjäna kunder kommer med största sannolikhet att ha anställda som är trevligare att interagera med, som konsument, i motsats till ett företag vars kultur är formad kring att följa regler. Detta är, i ett nötskal, varför kultur också har betydelse för ditt varumärke.

Men hur fungerar detta i praktiken? Hur kan du ställa in det och vad behöver du göra för att förbättra ditt varumärke?

Grunden

I kärnkulturen är en blandning av individuella beteenden och värderingar. Dessa beteenden och värderingar översätts till hur människor agerar och summan av alla dessa handlingar är vad vi kallar kultur: hur människor beter sig och interagerar med varandra. Det verkar därför som om kulturen är ganska bestämd och att det finns lite som du kan ändra på. Detta är delvis sant; du kan inte helt kontrollera kulturen och den växer ibland organiskt. Men bra beteenden och värderingar kan stimuleras och dåliga beteenden och värderingar kan motverkas. Så du kan inte styra kulturen lika mycket, men du kan knuffa den i rätt riktning (Vill du läsa mer om kraften i nudging? Läs den här artikeln). Detta innebär att du kan forma din kultur mot den önskade interna drivkraften som överensstämmer med ditt externa budskap. Till exempel bör marknadsföringsbudskapet: "vi är servicemästare" stämma överens med det interna värdet "att vara serviceminded". Lätt eller hur? Fel. Att anpassa kulturen är svårt. Det är en tidskrävande process och de inblandade är ofta envisa och svåra att övertyga.

Om du vänder upp och ner på idén kan du också se hur intern kultur kommer att påverka ditt marknadsföringsbudskap. Om du har giftiga värden inom din kultur kommer detta också att översättas i hur din bild kommer att föras utåt. Till exempel, om regler kommer först och kunder alltid kommer i andra hand, då kommer dina kunder att märka detta när de interagerar med människorna inom ditt företag. Så även om kultur och marknadsföring verkar vara världar skilda från varandra, är de faktiskt nära besläktade och sammanlänkade.

Om du fortfarande tror att det här är löjligt, tänk sedan tillbaka på tankeövningen. Fundera på hur din uppfattning formades, vem som var inblandad och vad de gjorde. Du kan dra tillbaka deras handlingar till motiv som formas av beteenden och värderingar. Det är kultur.

Att få det rätt

Vad händer när din kultur faktiskt är i linje med ditt marknadsföringsbudskap? Jo när kultur och marknadsföring hänger ihop och kompletterar varandra, det är då man utnyttjar kulturen till fullo. Resultatet märks ofta i ökad kundnöjdhet. Beroende på din kultur, marknadsföring och mål kan det antingen: driva försäljning och/eller förbättra service och/eller utöka verksamheten och mycket mer. Kultur kan motivera dina anställda att gå utöver och att nå mål som verkar ouppnåeliga. Eftersom dina anställda känner sig delaktiga i något som är större än de själva och budskapet som ditt varumärke visar, kan de skapa något större än bara summan av deras ansträngningar. Låter detta fortfarande lite vagt och flummigt? Forbes har rankat 50 företag med en fantastisk kultur (läs mer här). Vad ser vi? I topp 4 finns 3 företag (Microsoft, Zoom & Google) som är extremt framgångsrika i sin bransch. Detta är till stor del tack vare deras enastående kultur som motiverar deras anställda på ett positivt sätt. Deras stimulerande kultur ökar samarbetet, kundnöjdheten, servicen, men viktigast av allt: tillväxten för företaget de arbetar för.

Sammanfattningsvis

Så var står vi? Tja, för det första är det viktigt att upprepa mantrat: kultur äter strategi till frukost. Vikten av kultur kan inte överskattas nog, inte bara för din interna atmosfär utan också för ditt externa varumärke. HR måste här spela en mer central och styrande roll inom ett företag och inte bara "det där kontoret där de sköter administrationen och sånt". VD:ar och direktörer måste göras medvetna om detta eftersom de behöver ge HR en mer central roll. Man ser att detta redan skett på företag med en blomstrande kultur. Nu är det svårare att förklara hur man ställer in det, främst eftersom det är helt beroende av situationen och miljön i ditt företag.

Om du vill ha mer information om hur du låser upp kulturens kraft för ditt företag, kontakta oss då och se vad vi kan göra för dig!

Culture, values, hiring the right people, motivating your employees, developing your employees, all these areas are hard to define and address within a company. To start of these processes it can be helpful to look how other companies have done it. So why not learn directly from the best? In this blog we will take a closer look at 7 essential HR lessons from Google set out in Laszlo Block’s book Work Rules! We will look at their successes and, maybe even more importantly, their failures. We will set apart these lessons and show you how they can help you into developing the right HR processes.

Lesson number 1: Vision, mission, transparency and voice are key to culture.

We keep repeating it and Laszlo confirms it, if you want to build a strong company culture, you need to start at the beginning. You need a clear vision, mission and connected values which describe why your company even exists. These need to be easy to identify with, ambitious and meaningful. The second aspect of their strong culture is their transparency and voice. Laszlo describes a corporate culture where everybody has access to everything in their internal systems from day one. Their CEO gives weekly Q&A sessions about what is going in in the company and they are even regularly running programs where employees can express complaints about internal policies, regulations and way of doing business (like the one in 2009 called ‘Bureaucracy Busters’).

Main takeaway: if you want to turn your departments with employees into teams with colleagues then you need a clear vision and mission, transparency and to let their voices be heard.

Lesson number 2: Hiring the best takes time, resources, (team) effort and high standards.

Within the recruitment department they’ve gone through many phases of what they perceived as the best way of hiring. First, they only admitted the candidates with the best qualifications, then they focussed more on mediocre candidates with better potential for development, in the end they are focussing now on a healthy mixture of both. Above all, they keep their standards high, which is key to the standards of their employees. Only 0,25% of all applicants gets the job. Laszlo compares that with the prestigious university of Harvard, which admits around 6,1% of all its applicants. Just so you understand how few candidates actually get the job. What’s more is that Google interviews new candidates in teams of four. These teams often consist of colleagues, managers, subordinates and one “cross functional interviewer” from an entire different department. He or she should ensure that the candidate is not solely being hired out of mere desperation.

Main takeaway: if you want to have the best teams, never lower your standard to speed up a hiring process. Hiring takes time, effort, resources and high standards. Start to improve your hiring process tomorrow by setting up hiring teams for function instead of ‘just a hiring manager and a recruiter’.

Lesson number 3: Promote autonomy and initiative by encouraging data usage and discouraging politics.

Google has a very flat internal hierarchical structure, in fact there are roughly four levels of hierarchy across all Google employees. Laszlo describes an internal culture where data trumps politics and promotion can only be made if the data shows that you are worthy of the promotion. So, for instance, you want more autonomy or you would like a promotion up the hierarchical ladder, then the data of your past performance must justify this. You must have shown in your work experience that you have a recorded history of making good decisions or leading teams/projects. Only then are you entitled to move up, the internal politics play less of a role. This also creates understanding amongst the rest of the employees why somebody is entitled to a better (paid) position within the company.

Main takeaway: hierarchical decisions need to made based upon transparent data. This has to be done in order to make the right decision, but also to gain support and understanding for the decision being made.

Lesson number 4: Study the top to improve the bottom.

Many companies look at their employees through a performance ranking system called the Bell Curve method (you can read more on that here). They use this system to decide who gets a bonus and who should be let go. Google uses this method too, but uses its results differently. They study their top performers and see what makes their performance so great. They use these results to create similar environments for their bottom performers in order to increase their performance. Project Oxygen showed that an exceptional manager is essential for a top performer. Engineers under an exceptional manager performed 5 to 18 times better than their peers. Google often evaluates the bottom 5% and offers them support to increase their performance.

Main takeaway: try and understand what makes your top performers so good and try and create similar environments for your bottom performers to improve them. Exceptional managers create top performers.

Lesson number 5: Stop looking for external teachers, use your own internal teachers.

Whenever companies feel the need to develop their employees, they often refer to external training agencies. They provide lengthy training sessions and workshops in all forms and ways. Even though this is a billion-dollar industry, the effects are often underwhelming. Laszlo notes that this is often due to ill design, lack of specific information, incorrect teachers or even that the trainings are not analysed for their effectiveness. Within Google they therefore mostly stopped with external development agencies, but are now looking inwards for qualified teachers. That means that if they need to increase sales, or address bugs faster, or find better candidates, they will look for their best sales person, bug squasher or recruiter to teach the rest of the department their tips and tricks. This reduces the training costs and brings their employees closer together in a common goal.

Main takeaway: if you want to develop your employees, look for internal teachers first before reaching out to external teachers.

Lesson number 6: Pay unequal based upon performance, award victories with experiences and encourage failures.

In a world where there are still big discrepancies in pay between gender and race, Google still chooses to pay different people in a similar position different salaries. So how do they justify this? Simple, their solution is to pay fair. If an employee out-performs their colleague by an extra 20%, then this employee will be often entitled to more benefits (in terms of stock options, bonusses and salaries). Although this in and of its own sounds fair, it does not mean that Google handles each situation as well as it ought to, which leads to the occasional salary scandal. Google often tries to increase happiness and performance as well, one of the ways of doing so is to hand out bonusses to well-performing employees. However, an internal survey showed that the employees did not necessarily became happier because if it. To address this Google started to award well-performing teams with experiences instead of individuals with money. This created a stronger sense of team and belonging amongst employees.

Finally, Google also tries to encourage all calculated risks. Google Wave in 2009 failed, but Google rewarded the team working on it anyway. Why? Because Google wants to encourage calculated risks and innovation. Even if the innovation might not turn out to be the next award-winning functionality this time, it could be just that the next time, so you need to keep your team motivated towards innovation.

Main takeaway(s): pay unequally based upon performance supported by data. Celebrate team performance instead of individual performance with experiences. Encourage calculated risks and innovation, even if the possibility exists that it could fail.

Lesson number 7: Face cultural problems, altering behaviour and the power of nudging.

Google has a company culture of transparency, as discussed under lesson number one, and even if that sounds great and has a lot of benefits, it can also backfire. One of the ways it backfires is that Google suffers one significant leak almost every year. When that happens Google announces in the entire company what has been leaked and what has happened to the employee that has caused the leak. Even though this might sounds devastating, Laszlo argues that the benefits of transparency outweigh these disadvantages. The same can be said for when Google tried to decrease some perks and benefits which was met by entitled behaviour such as scolding of and throwing food at cafeteria staff. Google published the entitled behaviour via surveys which led to staff-wide embarrassment and a drop in the level of entitlement. Google also had to deal with the fact that they wanted to change certain behaviours, such as keeping doors open for strangers, eating unhealthy food on lunchbreaks and leaving unlocked computers unattended. From their experiments it shows that restrictions and information about a better choice do not work. It is often met with anger and frustration. Their solution is to keep the freedom of choice, but nudge towards the right behaviour. For example, keep healthy and unhealthy food in the cafeteria, but keep the healthy food widely on display and easily to access while unhealthy food is more hidden and harder to access.

Main takeaway: the only way of facing cultural problems is head on and if you want to change behaviour then you should keep the freedom of choice but nudge towards the right choice.

In conclusion

The biggest insight of ‘Work Rules!’ is that data is key to many HR problems. It should be the key driver behind decision making, culture and many other aspects of HR, not only to do the right thing, but also to create understanding for why you do things. In this blog we have given you a very small taste of a must-read for any HR employee. We therefore strongly recommend that you read Laszlo’s full book, make your own analysis of what might work for your organisation and start making implementation plans to improve your business. Or you can get in touch with us and we can help you to with skipping the first two steps and directly move towards solutions to improve your organization.

‍