Minuter

Kultur & värderingar

Published on

September 16, 2022

Arbete äger!

- 7 lärdomar vi bör dra av Google

Författare

Line Thomson

Grundare & senior People Partner

Gå med i nyhetsbrevet

Thank you! Your submission has been received!

Oops! Something went wrong while submitting the form.

Dela

Culture, values, hiring the right people, motivating your employees, developing your employees, all these areas are hard to define and address within a company. To start of these processes it can be helpful to look how other companies have done it. So why not learn directly from the best? In this blog we will take a closer look at 7 essential HR lessons from Google set out in Laszlo Block’s book Work Rules! We will look at their successes and, maybe even more importantly, their failures. We will set apart these lessons and show you how they can help you into developing the right HR processes.

Lesson number 1: Vision, mission, transparency and voice are key to culture.

We keep repeating it and Laszlo confirms it, if you want to build a strong company culture, you need to start at the beginning. You need a clear vision, mission and connected values which describe why your company even exists. These need to be easy to identify with, ambitious and meaningful. The second aspect of their strong culture is their transparency and voice. Laszlo describes a corporate culture where everybody has access to everything in their internal systems from day one. Their CEO gives weekly Q&A sessions about what is going in in the company and they are even regularly running programs where employees can express complaints about internal policies, regulations and way of doing business (like the one in 2009 called ‘Bureaucracy Busters’).

Main takeaway: if you want to turn your departments with employees into teams with colleagues then you need a clear vision and mission, transparency and to let their voices be heard.

Lesson number 2: Hiring the best takes time, resources, (team) effort and high standards.

Within the recruitment department they’ve gone through many phases of what they perceived as the best way of hiring. First, they only admitted the candidates with the best qualifications, then they focussed more on mediocre candidates with better potential for development, in the end they are focussing now on a healthy mixture of both. Above all, they keep their standards high, which is key to the standards of their employees. Only 0,25% of all applicants gets the job. Laszlo compares that with the prestigious university of Harvard, which admits around 6,1% of all its applicants. Just so you understand how few candidates actually get the job. What’s more is that Google interviews new candidates in teams of four. These teams often consist of colleagues, managers, subordinates and one “cross functional interviewer” from an entire different department. He or she should ensure that the candidate is not solely being hired out of mere desperation.

Main takeaway: if you want to have the best teams, never lower your standard to speed up a hiring process. Hiring takes time, effort, resources and high standards. Start to improve your hiring process tomorrow by setting up hiring teams for function instead of ‘just a hiring manager and a recruiter’.

Lesson number 3: Promote autonomy and initiative by encouraging data usage and discouraging politics.

Google has a very flat internal hierarchical structure, in fact there are roughly four levels of hierarchy across all Google employees. Laszlo describes an internal culture where data trumps politics and promotion can only be made if the data shows that you are worthy of the promotion. So, for instance, you want more autonomy or you would like a promotion up the hierarchical ladder, then the data of your past performance must justify this. You must have shown in your work experience that you have a recorded history of making good decisions or leading teams/projects. Only then are you entitled to move up, the internal politics play less of a role. This also creates understanding amongst the rest of the employees why somebody is entitled to a better (paid) position within the company.

Main takeaway: hierarchical decisions need to made based upon transparent data. This has to be done in order to make the right decision, but also to gain support and understanding for the decision being made.

Lesson number 4: Study the top to improve the bottom.

Many companies look at their employees through a performance ranking system called the Bell Curve method (you can read more on that here). They use this system to decide who gets a bonus and who should be let go. Google uses this method too, but uses its results differently. They study their top performers and see what makes their performance so great. They use these results to create similar environments for their bottom performers in order to increase their performance. Project Oxygen showed that an exceptional manager is essential for a top performer. Engineers under an exceptional manager performed 5 to 18 times better than their peers. Google often evaluates the bottom 5% and offers them support to increase their performance.

Main takeaway: try and understand what makes your top performers so good and try and create similar environments for your bottom performers to improve them. Exceptional managers create top performers.

Lesson number 5: Stop looking for external teachers, use your own internal teachers.

Whenever companies feel the need to develop their employees, they often refer to external training agencies. They provide lengthy training sessions and workshops in all forms and ways. Even though this is a billion-dollar industry, the effects are often underwhelming. Laszlo notes that this is often due to ill design, lack of specific information, incorrect teachers or even that the trainings are not analysed for their effectiveness. Within Google they therefore mostly stopped with external development agencies, but are now looking inwards for qualified teachers. That means that if they need to increase sales, or address bugs faster, or find better candidates, they will look for their best sales person, bug squasher or recruiter to teach the rest of the department their tips and tricks. This reduces the training costs and brings their employees closer together in a common goal.

Main takeaway: if you want to develop your employees, look for internal teachers first before reaching out to external teachers.

Lesson number 6: Pay unequal based upon performance, award victories with experiences and encourage failures.

In a world where there are still big discrepancies in pay between gender and race, Google still chooses to pay different people in a similar position different salaries. So how do they justify this? Simple, their solution is to pay fair. If an employee out-performs their colleague by an extra 20%, then this employee will be often entitled to more benefits (in terms of stock options, bonusses and salaries). Although this in and of its own sounds fair, it does not mean that Google handles each situation as well as it ought to, which leads to the occasional salary scandal. Google often tries to increase happiness and performance as well, one of the ways of doing so is to hand out bonusses to well-performing employees. However, an internal survey showed that the employees did not necessarily became happier because if it. To address this Google started to award well-performing teams with experiences instead of individuals with money. This created a stronger sense of team and belonging amongst employees.

Finally, Google also tries to encourage all calculated risks. Google Wave in 2009 failed, but Google rewarded the team working on it anyway. Why? Because Google wants to encourage calculated risks and innovation. Even if the innovation might not turn out to be the next award-winning functionality this time, it could be just that the next time, so you need to keep your team motivated towards innovation.

Main takeaway(s): pay unequally based upon performance supported by data. Celebrate team performance instead of individual performance with experiences. Encourage calculated risks and innovation, even if the possibility exists that it could fail.

Lesson number 7: Face cultural problems, altering behaviour and the power of nudging.

Google has a company culture of transparency, as discussed under lesson number one, and even if that sounds great and has a lot of benefits, it can also backfire. One of the ways it backfires is that Google suffers one significant leak almost every year. When that happens Google announces in the entire company what has been leaked and what has happened to the employee that has caused the leak. Even though this might sounds devastating, Laszlo argues that the benefits of transparency outweigh these disadvantages. The same can be said for when Google tried to decrease some perks and benefits which was met by entitled behaviour such as scolding of and throwing food at cafeteria staff. Google published the entitled behaviour via surveys which led to staff-wide embarrassment and a drop in the level of entitlement. Google also had to deal with the fact that they wanted to change certain behaviours, such as keeping doors open for strangers, eating unhealthy food on lunchbreaks and leaving unlocked computers unattended. From their experiments it shows that restrictions and information about a better choice do not work. It is often met with anger and frustration. Their solution is to keep the freedom of choice, but nudge towards the right behaviour. For example, keep healthy and unhealthy food in the cafeteria, but keep the healthy food widely on display and easily to access while unhealthy food is more hidden and harder to access.

Main takeaway: the only way of facing cultural problems is head on and if you want to change behaviour then you should keep the freedom of choice but nudge towards the right choice.

In conclusion

The biggest insight of ‘Work Rules!’ is that data is key to many HR problems. It should be the key driver behind decision making, culture and many other aspects of HR, not only to do the right thing, but also to create understanding for why you do things. In this blog we have given you a very small taste of a must-read for any HR employee. We therefore strongly recommend that you read Laszlo’s full book, make your own analysis of what might work for your organisation and start making implementation plans to improve your business. Or you can get in touch with us and we can help you to with skipping the first two steps and directly move towards solutions to improve your organization.

‍

Kultur & värderingar

Minutes

4 Sätt Att Framtidssäkra Arbetsplatsen med AI och Distansarbete

Hur våra arbetsplatser kommer att förändras i framtiden och vad det betyder för våra personliga liv

Om du gör en snabb sökning på internet hittar du otaliga artiklar om framtidens arbetsplats. Det svämmar över av bloggar om att arbeta på distans, AI som påverkar arbetet och att arbeta mer datadrivet (jag skrev också några bloggar om dessa).

Så idag vill jag prata om något annat, om hur arbetsplatsen kommer att se ut om vi är vana vid att arbeta på distans, arbeta med AI och arbeta datadrivet. I den här bloggen kommer jag att ta en bild på de sociala effekterna av dessa evolutioner och prata om framtida hierarkier och beslutsfattande, hur arbetet kommer att vara mer sammanflätat med våra personliga liv och hur mänsklig kontakt och välbefinnande kommer att bli allt viktigare i vårt arbete liv.

Hierarkier och beslut

För närvarande fattas beslut fortfarande i hierarkiska strukturer där en persons input kan väga tyngre än en annan. Naturligtvis finns det skillnader i hur branta hierarkiska strukturer är, från mycket höga hierarkier (fortfarande mest vanliga i Asien och delar av Amerika) till platta hierarkier (fortfarande mest vanliga i Europa).

På framtidens arbetsplats tror jag att de hierarkiska strukturerna inte kommer att försvinna, utan förändras i form och utseende. I detta avseende kommer den traditionella chefen att ersättas av grupper och team som kontrollerar varandras beteende och prestationer. Drivna av data och AI kommer de att fatta beslut baserat på publikbaserad intelligens istället för hierarkiska positioner.

På ett liknande sätt kommer bonusar och löner inte att vara ett resultat av förhandlingar och karisma, utan från databaserad prestation och teamgodkännande. Det blir mer transparens i varför vissa beslut ska fattas och fler kommer att involveras i beslutsstrukturen. Detta kommer att kräva en förenklad modell för beslutsfattande eftersom fler aktörer kommer att involveras.

Detta kommer att göra för organisationer som:

är smidigare och kan reagera snabbare på marknadstrender
har mindre internpolitik och byråkrati
bestämmer, planerar och verkställer bättre beslut

Vill du veta mer om våra framtida hierarkier? Läs den här artikeln från Collin Williams.

Arbete och privatliv

Om att arbeta på distans kommer att accepteras och implementeras fullt ut i framtiden, kommer det att få konsekvenser för uppdelningen av arbete och privatliv. Jag, och med mig många andra, tror att arbete på distans kommer att implementeras fullt ut i framtiden.

Förutom de utmaningar och möjligheter som det medför kommer detta också att påverka uppdelningen mellan vårt arbete och privatliv. Uppenbara saker kommer att tänka på eftersom arbetsdagen inte har någon "solid" start och slut längre. Så du kanske hämtar din bärbara dator under kvällen, tvättar mellan mötena eller går ut och tar en fika med familjen när det inte finns så mycket att göra. Det har fördelen att vi kan bli mer flexibla i hur och var vi jobbar, men jag skulle hävda att det också kan resultera i en hel del nya former av stress.

Eftersom vi inte har ett stabilt slut på vår arbetsdag, kommer vi att uppleva ett konstant "arbetsläge" av press i vårt sinne. Jag skulle därför hävda att det på framtidens arbetsplats kommer att läggas mer vikt vid planering och användning av kalendrar för att strukturera din arbetsdag, och att detta kommer att krävas av arbetsgivare för att förhindra onödiga mängder stress.

Vad mer är att jag tror att pensionering som vi nu känner den kan vara ett minne blott. Vi lever i en tid då andelen äldre kommer att bli relativt sett större och att de också kommer att leva längre. Det är tekniskt och ekonomiskt inte längre möjligt att behålla "förtidspensioneringar" längre i det nuvarande systemet eftersom de flesta slutar arbeta vid 65 års ålder (och ofta tidigare).

Detta system fungerade när människor levde upp till 80 års ålder, men för närvarande blir människor generellt sett äldre. Det som också alltid har förbryllat mig är att människor i pensionsåldern omedelbart går ner från en hel veckas arbete till absolut ingenting. Jag anser att detta är ett felaktigt sätt att gå i pension. För det första, för att sluta för tidigt med att arbeta är skadligt för din kognitiva förmåga (se den här artikeln). För det andra, för att många människor hamnar i ett mentalt hål, som ofta känner sig socialt isolerade och utan en känsla av syfte. För det tredje, eftersom dessa människor ofta kan arbeta längre om vi omprövar vår uppfattning om pension.

Jag tror att vi i framtiden kommer att gå till ett steg-för-steg pensioneringssystem, som involverar medicinsk rådgivning och personliga preferenser. Ett exempel på detta kan vara en långsiktig plan där någon börjar arbeta 75 % vid 60 års ålder, 50 % vid 67 års ålder, ända ner till 25 % vid 75 års ålder. Andra idéer kan innebära olika eller mindre intensiva funktioner och kortare arbetsdagar. Naturligtvis kommer det att finnas folk som kommer att läsa detta med lite sund skepsis och kommer att säga att det fysiskt eller psykiskt inte går att jobba så länge. Till dem skulle jag säga att deras argument är bra om de baserar dessa idéer på dagens arbetsförhållanden. Jag skulle hävda att framtida arbete kommer att bli mindre fysiskt och mentalt intensivt på grund av atomisering, robotisering och utnyttjande av AI.

Mänsklig interaktion och välbefinnande

I takt med att teknik och arbetsmetoder går framåt mot att arbeta på distans kommer det att läggas en större tonvikt i framtiden på mänsklig interaktion och välbefinnande. Fler och fler människor kommer att leta efter sätt att interagera med kollegor eftersom de utgör en stor del av deras sociala liv och livet i allmänhet. Vi börjar redan se de första tecknen på väggen med covid-krisen: folk börjar träffas för lunchmöten igen och dyker upp på kontoret ett par dagar i veckan.

Så trots en global hälsokris längtar vi fortfarande efter mänsklig interaktion. I framtiden kommer detta att innebära att det kommer att läggas mer vikt vid evenemang som främjar mänsklig interaktion trots den arbetande-distansarbetande kulturen. Saker du kan tänka på är: regelbundet återkommande teambuilding-event (som går från en gång om året till en gång varannan vecka), lunchmöten, kulturfrämjande evenemang, distansarbete i team etcetera. Framtidens arbetsgivare kommer att stödja detta i framtiden då det är viktigt att behålla företagskulturen och sina anställdas lojalitet.

I en ständigt föränderlig värld mer driven av data, tror vi att fler och fler företag kommer att ta ett egenintresse av sina anställdas hälsa och välbefinnande för att hålla dem på topp i sin prestation. Detta kan innebära att framtida arbetsgivare kommer att engagera sig för att hjälpa sina anställda med personliga hälsoprogram i enlighet med hur deras anställda sover, äter, dricker och mår. Så i denna mening kommer data att samlas in på den framtida arbetsplatsen för att analysera hur de anställda mår och i samma mening kommer personliga hälsoplaner att vara en del av den framtida arbetsplatsen. Du kanske tänker på personliga matplaner, hälso- och mindfulnessprogram och personliga ergonomiska arbetsstationer.

Sammanfattningsvis

I den här bloggen har jag försökt se bortom att bara ange framtida idéer om att arbeta på distans, AI och att vara datadriven och gett en känsla av konsekvenserna som denna utveckling kan ha. Jag tror att den framtida arbetsplatsen kommer att styras av massintelligens, driven av data och fokuserad på hälsa, välbefinnande och prestationsoptimering för de anställda.

‍

Läs mer

Line Thomson

9/15/2022

Kultur & värderingar

Minutes

Varför kultur äter strategi till frukost

Culture eats Strategy for Breakfast" - ett affärsmantra som dominerade snabbväxande företag under det senaste decenniet, men varför? Vad betyder det?

Inom affärsvärlden och snabbrörliga företag finns det ett mantra som gäller för dem alla "kultur äter strategi till frukost". Mark Fields, tidigare vd för Ford, insåg redan 2006 att kultur är viktigare än strategi. Hans resonemang kretsade kring kunden och det faktum att den moderna organisationen ska vara smidig och anpassningsbar till kundens ständigt föränderliga behov och önskemål. Detta betyder inte att Fields ansåg strategin vara oviktig, men det betyder att det inte spelar någon roll hur bra din affärsstrategi är, den kommer att misslyckas utan en företagskultur som uppmuntrar och ger dina medarbetare möjlighet att implementera den (läs mer här). Med andra ord, enligt en annan stor tänkare; "Makt till folket!" (John Lennon, 1971).

Frihet och autonomi

Även om det är konstigt att finna vd:ar och politiska fredsaktivister vara av samma åsikt, så finns det en sanning i vad de tror. Men vad betyder detta i verkligheten? Enligt mig betyder det att vi med tiden har fått mer frihet och autonomi att fatta beslut, i våra privata och professionella liv – vilket är till det bättre. Globaliseringen och internet har öppnat ett fönster med valmöjligheter och möjligheter. Detta har naturligtvis bara förstärkts av fria marknadskrafter i vårt vardagliga privatliv, men även i vårt yrkesliv. Inträdet av en ny, generellt högre utbildad, arbetskraft på marknaden och utplaneringen av traditionella hierarkier inom organisationer över tid, har drivit fram yrkespositioner med mer beslutskraft. Ett företag brukade ha en eller ett fåtal chefer som slog alla skott. Stela hierarkiska system gjorda för smala och isolerade beslutsprocesser, vilket orsakar alla typer av problem från uppenbara fördomar, tunnelseende och till och med flagrant arrogans eller naivitet. Fler och fler beslut fattas utanför styrelserummen och sviterna på C-nivå.

Tänk bara på antalet lediga tjänster som har inkluderat någon form av krav relaterade till beslutsfattande, t.ex.: "utmärkt beslutsfattande", "förmåga att fatta sunda och effektiva beslut", "beprövad meritlista för effektivt beslutsfattande" , och "utmärkt problemlösningsförmåga". Alla dessa krav visar på någon form av autonomi och beslutanderätt som ingår i tjänsten. Mer bevis kan hittas i teknikindustrin som ofta är en föregångare för ekonomiska och samhälleliga trender nuförtiden. Inom mjukvaruindustrin ser vi många av dessa liknande idéer och termer. Termer som "hive-mind decision-making" och "mob-programmering" indikerar en liknande trend och en bättre förståelse för demokratiskt beslutsfattande.

Kultur, beslutsfattande och egenmakt

Så du kanske undrar, hur hänger kultur och beslutsfattande ihop? Enkel. Empowerment är bryggan mellan kultur och beslutsfattande. När du ger dina anställda möjlighet att fatta sina egna beslut kommer de att behöva någon form av guide att luta sig tillbaka på. En guide som hjälper dem att fatta beslut relaterade till att sätta upp mål, göra prioriteringar, schemalägga tidsplanering etcetera. Med andra ord behöver de en sorts vägledande uppsättning principer som hjälper dem att motivera och prioritera beslut. Känner du vart jag är på väg med detta? Precis, de behöver en kultur som hjälper dem i deras vardagliga arbetsliv. En bra kultur gör att människor kan ta mer decentraliserade beslut. De är inte beroende av ledare för att visa dem hur de ska agera, prioritera eller bete sig i förhållande till deras arbete. Detta innebär att din organisation blir mer flexibel och motståndskraftig eftersom ledare kan vara upptagna eller frånvarande. Mindre beroende gör också att det är lättare för din organisation att byta aktörer om det skulle behövas. Tänk på ditt företag som ett idrottslag. Det är lätt att byta spelare från sitt lag om det övergripande systemet fungerar och om lagkänslan är god. Enskilda spelare vet vad de ska göra (övergripande struktur) och hur de ska göra det (laganda).

De starka argumenten för en kompetent kultur för att skapa en motståndskraftig och anpassningsbar organisation utesluter inte att det behövs en bra strategi för att nå verksamhetens mål. Det är inte heller den ursprungliga poängen som Fields gjorde. Hans poäng var att, om du måste prioritera din tid, bör din första prioritet vara din kultur och din andra prioritet bör vara din strategi. Ett företag med en dålig strategi men bra kultur kan lyckas eftersom bemyndigade individer kan övervinna bristen på struktur genom sina individuella beslut. Men ett företag med en bra strategi och dålig kultur kommer nästan definitivt att misslyckas eftersom de maktlösa anställda kommer eller inte kan implementera strategin i praktiken. Det är den viktigaste skillnaden. Därför äter kultur strategi till frukost om man vill skapa en hållbar verksamhet.

Läs mer om hur kultur äter strategi till frukost och hur vi kan använda kultur som ett organisationsverktyg här.

Läs mer

Line Thomson

1/12/2023

Artificial Intelligence inom HR

Minutes

Peops Relations AI-utbildning för HR & chefer: En succé!

Har du nyligen deltagit i vår AI-utbildning för HR & chefer? I så fall hoppas vi att du fick en givande och inspirerande upplevelse! Under ledning av den framstående AI-experten Nils Janse fick vi en djupgående inblick i hur AI kan uppgradera ens HR-funktion.

Under workshopen utforskade vi framtiden för AI i HR-processer och hur den kan effektivisera rekrytering, onboarding, kompetensutveckling och mer. Vi lärde oss att skriva effektiva prompts för att maximera AI:s potential och få ut det mesta av verktyg som OpenAI:s ChatGPT. Vi upplevde flera aha-moment genom interaktiva övningar och praktiska exempel på hur AI kan användas i vardagen. Vi fick verktyg och strategier för att implementera AI i vår organisation på ett framgångsrikt sätt. Och dessutom diskuterade vi etiska aspekter av AI och hur vi kan säkerställa en ansvarsfull användning.

Deltagarna hade mycket positivt att säga om workshopen:

"Nils Janse är en inspirerande talare och en riktig expert på AI. Jag är glad att jag deltog i workshopen!"

"Det var en bra blandning av teori och praktik. Jag känner mig nu mer redo att implementera mer AI i mitt arbete."

Vi tackar alla deltagare för en fantastisk halvdag och hoppas vi ses igen i kommande evenemang.

Vill du lära dig mer om hur AI kan transformera din HR-funktion? Eller behöver rådfråga kring HR-frågor? Kontakta oss idag för att boka konsultation eller för att få mer information om hur vi kan hjälpa dig.

Glöm inte att du hittar alla våra event även på vår Linkedin, den hittar ni här. Vi har även släppt en workshop inom ChatGPT & AI som riktar sig mot företag, vi garanterar ökad produktivitet bland dina medarbetare! Läs mer om den här.

‍

Kontakta oss för att

utveckla din arbetsplats

Vi är ett team av ambitiösa och engagerade experter som är redo att vägleda och hjälpa dig inom området people operations.

Kontakta oss

Om oss