Onboarding - 4 punkter att ha med i din checklista

Vill du veta hur den nya ChatGPT-4 kan revolutionera HR-arbetet?

I veckan så skrev vår kollega ett inspirerande inlägg för HR-svepet där han belyste användningsområdena för den nya AI-teknologin. Från vad vi hört var den väl uppskattad och där vi fått flera frågor om hur vi använder AI i vårt arbete. Svaret är varje dag. Dessutom kommer vi ha flera workshops för företag i höst där vi delar med oss av strategier och arbetssätt för att komma igång med AI på deras arbetsplats. Vill ditt företag komma igång med Chatgpt men vet inte hur? Kontakta oss så kan vi berätta om upplägg och hur vi kan anpassa innehållet utefter er arbetsplats

Läs vår senaste artikel skriven för HR-Svepet där vi utforskar tre områden där HR kan dra nytta av denna banbrytande teknologi.

Läs allt om detta i artikeln, den hittar ni här.
Vill du även ha mer inspiration på hur du kan använda ChatGPT4? Läs artikeln där du får fem tips på hur du kan använda Chatgpt i din vardag.

‍

Första intrycket är viktigt. Så att vara medveten om det första intrycket av en ny medarbetare i ditt företag är avgörande för hans eller hennes framtida prestation. Det är därför jag i den här bloggen tittar närmare på onboarding.

Att ta in någon i ditt företag är ungefär som att välkomna någon i ditt hus. Som med alla välkomnande är det inte bara en första fika och en kort introduktionsprat. Det är en ständig demonstration av samarbete och tillgivenhet. En bra introduktionsprocess är avgörande för produktiviteten hos din anställd och hans eller hennes integration med teamet. Den omfattar allt från den första lilla introduktionen över en kopp kaffe till de mer formella månatliga en-till-en-mötena. I den här bloggen kommer jag att ge några praktiska råd om hur du kan förbättra din onboardingprocess och integrationen och engagemanget för dina nya medarbetare. Om du tänker: "det mesta av detta gäller inte oss eftersom covid-19-krisen tvingar oss att arbeta på distans", tänk om. Onboarding är nu viktigare än någonsin för att skapa ett välfungerande team, du behöver bara tänka om dina strukturer i en digital fråga. Fler tips om det här.

Handböcker med mera

Låt oss först få det tråkiga ur vägen. Som en del av varje onboardingprocess finns det många praktiska frågor och frågor som din nyanställda medarbetare har. Handböcker är ett utmärkt sätt för anställda att lugnt läsa igenom och hitta svar på sina frågor, under de första turbulenta veckorna av en ny anställning. På samma rad, se till att handboken också har en FAQ, där medarbetaren kan hitta de vanligaste frågorna, bara för att göra det lite lättare för honom eller henne.

Allt behöver dock inte vara tråkiga praktiska grejer. Du kan också inkludera mer intressanta saker i din handbok som:

• En formulerad version av din vision, mission, strategi, kultur och värderingar.
• En översikt över dina teammedlemmar, inklusive bilder, praktisk information och roliga fakta.
• En översikt över dina kunder/klienter och intressenter, och en kort sammanfattning av var och en av dem.

Möta teamet/teamen

Om du vill känna dig som hemma måste du veta vilka som bor i huset. Det är därför viktigt att ha möten med de olika teamen. Nu är det här saker och ting blir lite svåra att definiera. Eftersom företag skiljer sig åt i storlek blir det svårare för dem att involvera alla i processen. Att möta teamet är en process som börjar stort, med många människor inblandade och som minskar med tiden.

Normalt ser processen ut så här:

‍

1. Ett (digitalt) meddelande om den nyanställde, vem han eller hon är och vad han eller hon ska göra, för hela företaget.
2. En kort (digital) introduktion av medarbetaren till hela företaget (eller en större del av företaget).
3. En grundligare introduktion med kollegor från olika avdelningar som medarbetaren kommer att arbeta nära med.
4. Ett möte med representanter från HR-, Juridik- och Faciliteter/IT-avdelningarna.
5. Ett möte med medarbetarens (eller hela avdelningen) närmaste kollegor. Håll det här mötet utanför platsen, kanske som ett lunchmöte eller eftermiddagsfika så att teamet verkligen kan spendera lite kvalitetstid för att lära känna medarbetaren. .
6. En-till-en möten med chefen.

Introduktion och utbildning

När du är klar med att skaka hand, precis som hemma, är det dags att ta en kaffe och sätta dig ner för att prata om lite mer allvarliga saker. I den meningen talar jag om mer grundliga introduktioner om vad företaget gör och hur de gör saker, vad de står för och hur de kommunicerar detta. Employer branding är ett stort ämne i dessa introduktioner och utbildningar. Du måste ge den nyanställda medarbetaren en god uppfattning om vad ditt varumärke representerar och hur detta översätts i hans eller hennes aktiviteter.

Detta är också ögonblicket då en anställd får sin första introduktion till de interna systemen, arbetssätt och kontaktpersoner inklusive eventuella kunder. I den meningen är det bra att ha en utbildning av en högre anställd eller någon från IT-avdelningen för att se till att den nyanställde kan arbeta med de system du använder. Kund- eller intressentmöten är också en stor del av processen. En senior anställd bör ta med sig den nyanställde till introduktionsmöten med potentiella kunder och intressenter så att de får en bild av vem du arbetar för/med.

En annan del av denna process är jobbspecifika utbildningar som kan vara löpande, men som introduceras i onboardingprocessen.

Feedback

Så nu när du har bombarderat din nyanställda medarbetare med så mycket information du kan, är det dags att skörda lite information också. Det betyder: en-till-en-möten med feedback. Det är ofta möten mellan den nyanställde och dennes chef, där båda parter kan ge varandra feedback. Dessa möten bör hållas regelbundet och kontinuerligt under hela karriären för dina anställda på ditt företag. Försök att ha ett sådant möte ungefär varje månad med dina anställda, även deras första månad. Naturligtvis är allt fortfarande roligt och spel då, så det kommer inte så mycket feedback från din medarbetare men försök utmana dem redan då. Finns det verkligen inget som företaget kan förbättra? Hur var det första intrycket? Var det tillräckligt bra? Finns det något som bör förbättras? Kom ihåg att bilden som företaget ger av sina egna anställda ofta också översätts till samma bild som de ger till kunder och intressenter.

Sammanfattningsvis

En bra onboardingprocess är allt från den första handboken till formella möten med kunder och intressenter. Det är en stor process som, om den görs på rätt sätt, kan kickstarta din nya medarbetares karriär inom ditt företag. I den här bloggen har vi gett en kort översikt över allt väsentligt. Om du vill ha en mer detaljerad färdplan för hur en bra introduktionsprocess ser ut, klicka här.

Om du behöver hjälp med att ställa in din introduktionsprocess är det bara att kontakta oss så ordnar vi ett möte för att se vad vi kan göra för dig!

AI är en bred term för alla former av demonstrerad intelligens av maskiner. Den kapslar in allt från enkla kundtjänstfrågor till sofistikerade nätverk för djupinlärning. Det har funnits sedan 1940-talet och har blivit en riktig hype under de senaste tio till tjugo åren. Problemet med AI är att det är något som liknar internet på 1980-talet: alla pratar om det, små människor vet faktiskt vad de pratar om, och ännu färre människor får affärsnytta av det. Idag hittar vi AI i: självkörande bilar, chat-bots som svarar på frågor, spamfilter för e-post och mer. I den här bloggen ska jag försöka göra ett försök att tillhöra den andra kategorin och visa dig var AI står just nu inom HR och var jag tror att den kommer att gå till.

För det första, låt oss börja med en snabb kommentar för skeptiker mot AI och deras idé att robotar kommer att ta över världen, som Hollywood visar oss i filmer som "I, Robot", "Terminator" och "The Matrix". Experter själva har ingen aning om när vi kan uppnå artificiell allmän intelligens (AGI), som i filmen robotar, och gissar någonstans nära slutet av detta århundrade eller till och med efter det. Dessutom hävdar de att det helt enkelt är omöjligt för oss att skapa varelser som tänker som oss på grund av en enkel anledning: vi vet väldigt lite om vår egen hjärna. Med andra ord; vi vet nästan ingenting om våra hjärnor, än mindre reproducera dem. Nu är det ur vägen, låt oss se var vi är idag inom HR.

Där vi är idag

Idag används AI inom HR i begränsad skala, låt oss börja med att titta på rekrytering. Det finns redan algoritmer som hjälper rekryterare att hitta rätt kandidater och det finns även applikationer som kan skanna CV och söka efter vissa nyckelord och meningar som indikerar att han eller hon har rätt profil. En annan egenskap hos AI som för närvarande används är i de första stadierna av kontakt med en kandidat. Du kan tänka på automatiserade meddelanden, schemalägga intervjuer, ge löpande feedback om rekryteringsprocessen och svara på deras frågor i en chattfunktion. Huvudtanken bakom dessa enkla uppgifter är att minska partiskhet och spara tid för rekryterare som de kan lägga på viktigare uppgifter, som att bedöma kulturell passform, hålla tekniska intervjuer och hitta kvalificerade remisser.

AI används även inom HR som chatbot för allmänna HR-relaterade förfrågningar (som Una från Unilever). Dessa bots fungerar som första linjens HR-stöd för alla dina anställda. En annan intressant utveckling är användningen av VR (Virtual Reality) inom HR. Den används för att simulera verkliga scenarier och testa, mäta och förbättra beteendet. VR är och kommer att vara en integrerad del av utbildningen för verkliga situationer och hur dina medarbetare kommer att hantera dem. Tanken bakom dessa utvecklingar är att återigen befria dina HR-anställda från enkla uppgifter, uppdrag och inspelade utbildningssessioner och låta dem fokusera på de svårare uppgifterna, såsom talangutveckling och kulturbyggande.

Slutligen finns det också tidiga tecken på applikationer som analyserar de anställdas data och datoraktivitet för att förutsäga vem som funderar på att lämna företaget och när. Tanken bakom är att man med big data-analys kan se vilket digitalt kontorsbeteende som tyder på att någon funderar på att sluta i företaget. Detta kommer att tillåta dina HR-anställda att ta kontakt med individen för att se om det finns något som kan göras för att ändra individens åsikt eller om du behöver fundera på en ömsesidig överenskommelse om att avsluta anställningen och börja leta efter en ersättare. I denna mening är det viktigt eftersom dessa tidiga tecken kan låta dig ligga före kurvan så att du kan ha en smidig övergång från att en anställd lämnar och en ny tar hans eller hennes plats.

Vill du veta mer om var AI står inom HR idag? Ta en titt på den här artikeln från HR Exchange Network.

Vart ska vi gå i framtiden

På kort sikt kommer de ovan nämnda metoderna att bli mer sofistikerade. Så automatiserad sourcing, CV-skanning, meddelanden, chatbots, VR-utbildning och analys av personaldata kommer att kunna leda dig mot mer specifika svar. Vi känner alla till frustrationen med en chatbot som bara får dig att skicka till samma allmänna sida om ämnet från FAQ, medan informationen du verkligen behöver finns någon annanstans. Precis som allt annat i verkligheten kommer det i sig att ta tid. AI:n kommer att behöva tid att lära sig av den input vi ger den.

Mer intressant är att jag tror att AI också kommer att ha en plats i kontakten ansikte mot ansikte med de första intervjuerna. Jag tror att företag som Future Robotics också kommer att introducera sina verklighetstrogna kundtjänstrobotar inom HR-området. Detta kan vara via en digital installation eller till och med personligen. Roboten kommer att hantera de grundläggande frågorna som ställs i en första intervju. Algoritmer kommer sedan att analysera svaren som ges för att se vilken kandidat som gjorde det bästa första intrycket. Dessutom tror jag också att VR-sessioner kan användas för att testa kandidater på deras förmåga att hantera olika situationer. Uppsidan här är att det tar bort all personlig fördom från en rekryterares perspektiv gentemot kandidaten.

En annan sak som AI kommer att tillföra HR är nya jobb. Hittills har jag bara beskrivit AI som en möjlighet att minska verksamheten och hur det kan ersätta jobb i framtiden. Å andra sidan öppnar det möjligheter för HR att vara ett verkligt verktyg för att öka produktiviteten i ditt företag. Framtiden för HR kommer att vara mer fokuserad på beteende, kultur, etik och värderingar och hur dessa kan pekas i den riktning som är vettig för din verksamhet. Dessa fokusområden är, inte oviktigt, också de främsta motiven för hur du motiverar någon att GÅ MED och STANNA i ditt företag, så därför bör det vara huvudfokus för din HR-avdelning.

Vill du veta mer om nuvarande och kommande trender inom AI inom HR? Ta en titt på den här artikeln från Forbes.

Sammanfattningsvis

För närvarande är jag inte redo att gå ombord på hypetåget om vetenskapliga robotar som tänker och agerar som människor. Jag tror dock att AI kommer att reda ut rutinuppgifter för oss som kommer att lämna oss i HR-tid att ta itu med viktigare frågor, som att skapa rätt kultur, stimulera och beskriva rätt beteende och öka produktiviteten. Vill du inte vänta tio till tjugo år tills AI klarar upp din HR-avdelnings tid för dessa frågor? Kontakta oss och se hur vi kan hjälpa dig att utveckla rätt kultur, motivera rätt beteende och öka produktiviteten.