Varför arbetsprover har en avgörande roll i din rekrytering

Hantera Svåra Samtal på Arbetsplatsen

Som chef ligger ett stort ansvar i att leda och skapa en sund arbetsmiljö. Ibland kräver det även att du behöver ha svåra samtal för att främja ett positivt arbetsklimat. I denna artikel kommer vi att utforska strategier för att effektivt hantera dessa utmanande konversationer. Nedan beskriver vi 3 olika aspekter av samtalet som kan hjälpa dig att strukturera samtalet.

Välj Rätt Förutsättningar:

Att välja rätt förutsättningar för ett svårt samtal är avgörande. Initiera konversationen i god tid, men undvik att boka mötet nära en potentiell utlösande faktor, då känslor kan vara i svang. Välj en neutral plats utanför arbetsplatsen för att skapa en avslappnad miljö. Undvik också att schemalägga mötet på en fredag eftermiddag när motivationen kan vara låg.

Kom väl förberedd med strukturerad inledning och agenda. Ha konkreta exempel eller bevis på situationer där något inte gick som planerat. Genom att vara förberedd kan du skapa en tryggare och mer professionell atmosfär.

Under Samtalet:

Under själva samtalet är det viktigt att vara öppen och rak på sak. Förklara tydligt vad samtalet handlar om och undvik att inlinda budskapet. Använd öppna frågor för att uppmuntra till dialog och undvik riktade påståenden som kan uppfattas som angrepp. Istället för att säga "Du är...", använd formuleringar som "Jag vill..." för att fokusera på hur du vill hantera situationen.

Om personen reagerar med ilska, bemöt det med professionalitet. Förmedla att ni båda är där för att lösa situationen tillsammans. Rikta inte kritiken direkt mot personen; fokusera istället på att bemöta en specifik situation eller händelse. Var tydlig med ditt budskap och upprepa det vid behov för att säkerställa att det har förståtts.

Undvik att själv ha det "sista ordet", det finns alltid en risk för att motparten uppfattar det som att du ville bevisa att du har rätt redan på förhand.

Efter Samtalet:

Efter det svåra samtalet är det viktigt att boka in uppföljningssamtal snarast möjligt. Syftet är att höra personens reflektioner och följa upp på hur de mår överlag. Genom att skapa en möjlighet för eftertanke och feedback kan du stärka relationen och underlätta processen för förbättring.

Beskriv i detalj stegen för att gå vidare efter samtalet. Det kan inkludera att implementera åtgärder, sätta upp mål för förbättring och erbjuda stöd om det behövs. Genom att visa att du är engagerad i personens utveckling och trivsel kan du skapa en kultur av stöd och tillväxt.

Slutsats:

Att hantera svåra samtal som chef kräver en kombination av förberedelse, öppenhet och professionalism. Genom att välja rätt förutsättningar, vara tydlig under samtalet och följa upp på ett omsorgsfullt sätt kan du främja en hälsosam arbetsmiljö.

Hur har du hanterat utmanande samtal? Dela gärna dina erfarenhet med oss på våra sociala medier.

Är ert företag i behov av hjälp för att skapa en framgångsrik arbetskultur? Tveka inte att höra av er till oss, vi bollar gärna era tankar!

---

Källor: 
Kollega.se (länk)
Prevent.se (länk)
Motivation.se (länk)

‍

Några tankrar från Ellen, konsult hos Peops Relations:  

När jag började jobba som konsult inom People Operations insåg jag snabbt att jag behövde bli bättre på att ge mig själv de bästa förutsättningarna att lyckas på jobbet. Tempot var högt, arbetsuppgifterna nya och kontexterna många. Ett otroligt spännande och givande arbete där man sällan vet vad nästa vecka kommer att ge.

Som en person som gillar att "ha koll på läget" stod jag dock inför en utmaning i en vardag med snabba förändringar och context-switching. Känslan av att inte har kontroll över min arbetssituation och att arbetsuppgifterna valde mig istället för att jag valde dem, stressade mig. Säkert finns det fler som känner igen sig i detta och vi vet alla att stress, oavsett orsak, blir skadligt för oss i längden. Långvarig stress är inte bara ett hot mot vårt välmående och vår produktivitet på jobbet, vi riskerar också att få negativa konsekvenser på vår hälsa såsom sämre inlärningsförmåga, sämre minne och nedsatt immunförsvar.

För att undvika detta började jag att testa mig fram för att skapa bättre förutsättningar för mig, och ett år senare testar jag fortfarande. Med utgångspunkt i hur vi som människor fungerar, vad vi behöver och vad som faktiskt funkar, kan fyra centrala delar sammanfattas i en modell som vi kallar PEPP-modellen (prioritera, engagera, planera och pausa).

Vad är PEPP modellen?

PEPP modellen är en sammanfattning om vad forskning säger om fokus och hälsa på jobbet. Den fokuserar sig på prioritering, planering, engagemang, och fysisk hälsa. Den följer en flertal studier som pekar på vikten av minimeringar av context switching och att röra sig på jobbet, samt dess relation med att prestera på jobbet.  

Prioritera: En prioriteringsövning som har hjälpt mig är att ställa frågan: Vad är EN uppgift som jag måste få gjort idag? Vad är det som jag, i slutet av den här dagen (eller veckan) kommer vara mest nöjd med att ha åstadkommit? Utifrån det planerar jag och fördelar mina resurser. På så sätt, när dagen eller veckan är slut, kan jag fortfarande känna mig nöjd även om “att göra lista” aldrig tar slut.  

Engagera:  Vad får mig engagerad? Vad är viktigt för mig att må bra och lyckas på jobbet? Hur ofta ställer du dig den frågan? Det räcker inte att reflektera över det på det årliga medarbetarsamtalet. Vi behöver själva proaktivt jobba med vårt engagemang för att förstå vad som är viktigt för oss och aktivt skapa de förutsättningar som vi behöver. Jag har testat att avsätta en kvart varje fredag för att reflektera över min vecka (vad har fungerat bra och vad kan fungera ännu bättre nästa vecka). Det har hjälpt mig att förstå mig själv bättre och vad jag behöver för att lyckas ännu bättre nästa vecka.

Planera: Boxa in uppgifter i kalendern och gör en plan för veckan. Identifiera eventuella kritiska dagar och se till att tid finns för pauser. Fundera över när maximalt fokus kommer krävas och vad som kommer att ge och ta energi under veckan. Vid planering, utgå från de tidigare punkterna: vad är mitt fokus och vad behöver jag för att lyckas?  

Just nu testar jag en mötesfri dag hemifrån i veckan för att få en dag där jag ostört kan jobba med arbetsuppgifter som kräver högsta fokus – det funkar utmärkt för mig och mina behov.  

Pausa: och rör på dig! Regelbundna pauser där vi rör på oss är ett måste för att ta hand om kroppen och behålla fokus. Jag själv märker av det tydligt de dagar jag slarvar, kroppen är stel och jag är tröttare. De dagar jag jobbar hemifrån och vet att jag naturligt inte kommer att gå lika mycket ser jag till att komma ut på en promenad under dagen. Under långa möten är jag den som ställer mig upp och gör yoga-rörelser.  

För att få till rörelsepauser är en övning som funkar för mig att sätta en timer på 25 minuter och oavsett vad jag gör just när timern är slut, går jag upp och tar en bensträckare. Detta är inte bara en effektiv metod för att få in rörelse, utan även för att behålla fokus på en arbetsuppgift.

‍Vi tror inte att det finns ett arbetssätt som funkar för alla, istället måste man testa sig fram. Vissa saker är roliga att testa på i en viss tid, andra saker funkar inte alls. Ibland orkar/hinner/glömmer man bort att prioritera sig själv. Och det är okej. Så länge vi studsar tillbaka och fortsätter med hållbara vanor. Arbetslivet är långt och det är vår bestämda uppfattning att arbetslivet ska vara en plats där hälsa och välmående prioriteras. Mår vi bra så presterar vi bra. Tänk PEPP!

‍

Källor:  

How Much Time and Energy Do We Waste Toggling Between Applications? (hbr.org)  

The Biggest Culprit Behind Your Lagging Productivity: You (forbes.com)  

To Improve Your Work Performance, Get Some Exercise (hbr.org)

‍

‍

I den här bloggen har jag pratat om vikten av en bra kandidatupplevelse och att de flesta företag för närvarande inte får det helt rätt. Detta är särskilt viktigt att notera eftersom varje kandidat antingen kan predika för eller smutskasta ditt varumärke. Därför är det ytterst viktigt att förbättra kandidatupplevelsen och skapa framtida ambassadörer för ditt varumärke.

I den här bloggen kommer jag att ge dig några lösningar på hur du kan förbättra din kandidatupplevelse och lösa eventuella problem; att hitta eller attrahera rätt personer och ge dem den bästa upplevelsen av ditt varumärke.

Fixa grunderna

Så hur förbättrar du din kandidatupplevelse, undviker kandidatreaktioner och blir en bättre arbetsgivare totalt sett? Först, låt oss titta på grunderna och börja med rekryteringsprofilen. Rekryteringsprofilen är, i dagens företag, kanske ett av de mest återvunna dokumenten. Inte bara layoutmässigt utan ofta även textmässigt. Nu behöver detta i och för sig inte vara en dålig sak, men försök och var specifik i vad du söker och undvik generella egenskaper som vi förväntar oss att alla fungerande människor ska ha. Kom ihåg att rekryteringsprofilen inte bara är viktig för att hitta rätt person, utan det är också en profil som du bör basera din kommunikation på (mer om det senare).

I din rekryteringsprofil bör du vara brutalt ärlig i vad du behöver och mycket specifik i vad du letar efter, så slå inte runt. Först då kan du hitta rätt kandidat och kan rätt kandidat hitta dig. Dessutom har detta fördelen att du alltid kan öppna upp din räckvidd senare om du inte kan hitta rätt kandidat initialt (lita på oss, detta är bättre än en allmän profil som lockar 50+ kandidater dagligen).

En annan poäng här är att du kanske inser att du behöver något annat än de kandidater du har sett för att passa profilen hittills. Var då inte rädd för att ändra det och behåll profilen som bas för rekryteringen.

Sist men inte minst, om du vill attrahera nya talanger, låt då andra granska profilen också. Deras insikter och kritik kan vara avgörande för något nytt och revolutionerande. Detta gäller särskilt om du behöver ersätta en avgående medarbetare med en nyanställd. I så fall vill du kanske inte ha mer av samma sak, utan något nytt och förvandlande.

Kommunikation

För det andra, låt oss prata kommunikation. Äktenskapsrådgivare, säljare, min mamma och pappa, nästan alla tror att nyckeln till en bra relation är tydlig kommunikation. Kommunikation inom rekrytering sker ofta i tre former:

1. Digital kommunikation (e-post)
2. Telefon- och videosamtal
3. Intervjuer och personliga möten

Där finns två saker som är mycket viktiga: hastighet och tydlighet. Som den här bloggen visar tror de flesta kandidater att deras erfarenhet skulle ha varit bättre om kommunikationen (från arbetsgivaren) hade varit bättre. Detta inkluderar att svara och ge uppdateringar när det inte finns något att ge en uppdatering om, till exempel; när du väntar på feedback. Försök att hålla kandidaten uppdaterad med den kunskap du har fram till den punkten även om det knappt är mer än du informerade dem om förra gången.

Ett sätt att göra det kan vara automatiskt utlösta meddelanden som skickas till kandidaten när något händer med statusen för hans eller hennes ansökan. Anledningen är enkel; kandidaten känner sig delaktig och hörd. De känner att de är en del av relationen och processen. Så var snabb och var tydlig. Det är vad kandidaterna längtar efter.

Hur du utformar din kommunikation beror på tre faktorer:

1. rekryteringsprofilen (du kanske tilltalar en VP of engineering annorlunda än en praktikant)
2. kommunikationsformen (e-post, telefonsamtal eller möten ansikte mot ansikte)
3. hur långt kandidaten är i processen (du kan avvisa någon i början med ett e-postmeddelande, i slutskedet är inget mindre än ett telefonsamtal acceptabelt)

När du är i kontakt med kandidater, visa alltid apati och förståelse för din situation. Varje kandidat har spenderat minst tre till fyra timmar på sin ansökan och de är mycket investerade i ditt företag. Så försök att placera dig i deras situation och behandla dem med omsorg och gästfrihet. Förstå att du inte bara har att göra med dem, utan också med deras privatliv, preferenser, värderingar, hela deras situation. Det kan vara så att en kandidat haft en jobbig dag och därför lätt blir frustrerad, så var beredd på att visa förståelse på en professionell nivå. Försök att knyta an också vid sidan av jobbrollen och skapa ett band med kandidaten. Små saker kan vara vädret, helgdagar eller andra evenemang av det slaget. Försök att undvika religion, politik och sociala frågor eftersom du aldrig vet vad deras inställning eller bakgrund är till det. I den meningen måste du förbli professionell och utan partiskhet.

Detta visar redan att det är väldigt svårt att få in en "one-size-fits-all"-lösning och det är dit vi vill komma. Detta kommer inte att vara en lätt och enkel lösning, men det finns lösningar som för oss till vår tredje punkt: personlig standardisering.

Personlig standardisering

I meddelandevärlden finns det huvudsakligen två sätt att skicka meddelanden, antingen personliga eller standardiserade. Båda har sina fördelar och nackdelar. Personliga meddelanden kommer att skapa ett bättre band men det tar tid och standardiserade meddelanden är lättare att utföra på massa, men det ger ett mindre starkt band. Därför skulle jag hävda att ta det bästa från båda världarna.

Vissa (delar av) meddelanden förblir alltid desamma "Tack för din ansökan", "Vi ser fram emot att höra från dig", "Vi kontaktar dig på grund av din erfarenhet på XYZ" etcetera. Så använd gärna standardiserade meddelanden, men använd alltid en liten personlig twist i dem så att kandidaten känner att du försöker skapa ett bättre band med dem och att du inte bara kopierar och klistrar in varje meddelande till varje kandidat. Det kan vara småprat om sin ansökan, något specifikt de skrivit i sitt brev eller CV, eller något helt orelaterade, kom bara ihåg: det måste vara lättillgängligt för kandidaten och politiskt korrekt. Semester är en personlig favorit för mig, men försök ta reda på vad som fungerar för dig.

Om du hittar något som fungerar, håll dig till det, även om det blir repetitivt för dig, för det som är repetitivt för dig är inte repetitivt för varje ny kandidat du kommer i kontakt med.

Högre integration och prioritering av rekrytering

För de flesta rekryteringschefer är rekrytering ett nödvändigt medel för att uppnå ett mål. De behöver någon till sitt team och därför måste de gå igenom (den mestadels oönskade) rekryteringsprocessen. Den attityden måste förändras.

Rekrytering behöver vara en löpande del av en rekryteringschefs arbete även om det inte finns någon akut tjänst att tillsätta just nu. På Google är varje anställd skyldig att spendera 20 % av sin tid på att anställa (läs mer om vad vi kan lära oss av Google här) och det borde även dina anställningschefer. Bara på det sättet kan du hitta den talang du behöver. Veckovisa rekryteringsmöten behöver upprättas där lediga platser, kandidater och feedback diskuteras.

Direkta feedbackprocesser måste skapas där feedbacken inte går via en rekryterare utan kommer från rekryteraren eller granskningsexperten själva. Detta kräver viss träning och övning, men ger bättre tillfredsställelse eftersom kandidaten får direkt feedback från experterna och kan ställa frågor direkt till dem. Detta tar tid av din HR-anställdes händer som de sedan kan använda för att hitta bättre kandidater och ta hand om deras behov.

Att involvera teamet kommer också att skapa en bättre förståelse för de kamper som följer med rekrytering och gör teamet också mer förstående om vissa rekryteringar tar längre tid än förväntat. Denna integration och prioritering av rekrytering i din organisation kommer i slutändan att påverka hastigheten med vilken du kommunicerar med dina kandidater, och det är i slutändan det bästa man kan förbättra enligt kandidaterna själva.

Sammanfattningsvis

Kandidaterfarenhet är svår att förbättra, men nödvändig. Det är en viktig aspekt av ditt arbetsgivarvarumärke och kräver noggrann planering och förändring. De viktigaste punkterna du bör fokusera på är:

1. upprätta en exakt rekryteringsprofil;
2. tydlig och snabb kommunikation;
3. personliga standardiserade meddelanden, och;
4. en högre integration och prioritering av rekrytering.

Om du behöver hjälp med någon av dessa aspekter eller om du behöver att vi tar av dig hela processen? Kontakta oss och se vad vi kan göra för dig!

‍